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21.08.2020

Was Sie über Datenschutz und Erfassung von Gästendaten wissen sollten

Land Brandenburg
"Ein sorgsamer Umgang mit den Daten der Gäste ist kein Selbstzweck, sondern Voraussetzung für das nötige Vertrauen", sagt die Datenschutzbeauftragte des Landes Brandenburg Dagmar Hartge. Wir sprachen mit ihr über aktuelle Herausforderungen und geben Tipps für die Umsetzung.

Vor einigen Tagen kam eine Pressemitteilung der Landesdatenschutzbeauftragen des Landes Brandenburg Dagmar Hartge heraus, die von vielen Medien aufgegriffen wurde. 

Darin stand, dass viele Cafés und Restaurant vor der Herausforderung stehen, die Gästedatenerfassung rechtskonform umzusetzen. So wurden in 30 der 54 Betriebe zu viele Daten erfasst, in 36 die Löschfristen nicht eingehalten und in 16 gar keine Daten gelöscht.

Das ist beunruhigend, erst recht, da wir vermuten, dass uns die Gästedatenerfassung noch etwas begleiten wird. Grund genug also, das Gespräch mit der Landesdatenschutzbeauftragten Dagmar Hartge zu suchen und Tipps zur Umsetzung abzuholen.

TIPP 1 Erfassen Sie nur das, was Sie erfassen dürfen

Auch wenn sich das im Laufe der Zeit verändert hat und andere Bundesländer möglicherweise andere Regelungen haben. In Brandenburg gilt (Stand 20.08.2020): erfasst werden Vorname/Name sowie Mailadresse ODER Telefonnummer. Keine Anschrift, keine Mailadresse UND Telefonnummer, Alter, Geschlecht oder andere Daten. Dafür aber die Daten von JEDEM Gast, nicht nur von einer Person pro Gruppe.

TIPP 2 Nutzen Sie am besten das Musterformular der Landesbeauftragten

Wir haben selbst in den letzten Wochen vieles gesehen: Bons, auf deren Rückseite der Name vermerkt wurde. Ringbuchordner. Weiße Blätter. Fortlaufende Listen, die mühsam verdeckt wurden. Um auf Nummer Sicher zu gehen, empfiehlt sich das Musterformular auszudrucken (2 pro Muster) und dieses auf den Tischen bereitzulegen.

TIPP 3 Bewahren Sie die ausgefüllten Formulare sicher auf

Wenn die Formulare einmal ausgefüllt sind, enthalten Sie personenbezogene Daten. Diese müssen sicher vor dem Zugriff Dritter aufbewahrt werden. Hier gibt es mittlerweile kreative und einfache Lösungen. Zum Beispiel nutzen einige eine selbstgebaute, undurchsichtige Box mit Briefkastenschlitz, in die alle ausgefüllten Formulare eingeworfen werden. Am Tagesende werden diese in einen Umschlag gelegt, der mit dem aktuellen Datum beschriftet, im Büroschrank verschlossen wird. 

TIPP 4 28 Tage sind 4 Wochen

Sie müssen die Daten nach 28 Tagen vernichten. Nicht nach 27, nicht nach 29. Das heißt in der Praxis: jeden Tag entsorgen Sie den Umschlag, den Sie ab heute in Beherzigung von TIPP 3 aufbewahrt haben. Vernichten heißt hier übrigens nicht einfach nur Zerreißen, sondern zum Beispiel Schreddern mit einem Aktenvernichter, der max. 2 mm breite Streifen übrig lässt. 

TIPP 5 Verwenden Sie die Daten nur im Rahmen des Erfassungszwecks

Ja, es klingt verlockend, mit den Kundendaten Newsletter, E-Mail-Verteiler oder andere Werbeaktionen aufzubauen. Das ist aber eine schlechte Idee. Auch die Ergänzung des Musterformulars mit eigenen Inhalten, um z.B. das zu ermöglichen, ist nicht zulässig. 

Wenn Sie diese 5 Tipps einhalten, sind Sie schon ein ganzen Stück weiter. Für noch mehr Informationen empfehlen wir die Fragen und Antworten auf der Webseite der Landesdatenschutzbeauftragten

 

Autor: Dr. Andreas Zimmer, Leiter Clustermanagement TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH

 

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Andreas Zimmer

Leiter Clustermanagement Tourismus

TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH

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